Cómo elegir un CRM para tu negocio

Cómo elegir un CRM para tu negocio

Elegir un CRM (Sistema de Gestión de Relación con el Cliente) para tu negocio puede convertirse en una pesadilla. He dedicado varios días y un buen puñado de horas a investigar, comparar, averiguar volver a comparar, desesperarme, reír, llorar y hasta he considerado hacerme monje budista ante la dificultad para encontrar un CRM adecuado para nuestras necesidades.

Cómo elegir un CRM para Tu Negocio

Lo más importante es tener claras tus necesidades REALES y las diferentes características de cada CRM para poder comparar entre las diferentes opciones, sus prestaciones y los precios de forma adecuada.

En principio, los factores que influyen en la elección son precio, tus objetivos, escalabilidad, la reputación de la marca que ofrece el CRM, opiniones de usuarios, buen soporte, intuitivo, customizable, aplicación móvil…

Esta ha sido mi experiencia…”basado en hechos reales” como dicen esas pelis de sobremesa…

Mi experiencia para elegir un CRM - ¡Compártelo!          

He dejado fuera de este análisis Sage y Salesforce. Salesforce probablemente es uno de los mejores CRMs pero por precio y complejidad en mi análisis no lo he contemplado ya que buscaba algo bueno, bonito y barato con todas las funciones que me hacían falta y que son las que puede necesitar un pequeño negocio o micropyme.

No el más caro es el mejor ni el que tiene más funciones ya que he observado empresas que cambian de un supercomplejo sistema a otros más sencillos. La idea es gestionar tu negocio sin esfuerzo no estudiar programación avanzada para gestionar tu CRM! - ¡Compártelo!          

Si estás buscando soluciones simples y buscas sobre todo ahorrar tiempo en tu investigación, te recomiendo leer con detenimiento el post.

En general necesitarás que el CRM que elijas tenga las siguientes características:

  • Fácil de usar sin hacer un Doctorado
  • Intuitivo, saber dónde tienes que tocar sin tener que aprender el tutorial 😉
  • Capacidad de integrar otras aplicaciones
  • Suficientes funciones para tu negocio, pero sin pasarte.
  • Necesidades específicas: múltiples emails por usuario
  • Poder sincronizar con tu lista de contactos en Google o calendario Google, Outlook o Thunderbird (depende de lo que uses actualmente)
  • Poder ver y gestionar perfiles sociales de tus contactos

He contemplado opciones en inglés porque como digo, es nuestro caso práctico, evidentemente si el idioma es un problema algunas opciones estarían descartadas.

¿Qué es un CRM?

CRM (Customer Relationship Management) son las siglas que se utiliza para definir la Gestión de relaciones con los clientes. En pocas palabras, cómo conseguir que no se te escape ningún detalle de la información que generas con tus clientes y poder convertir contactos en clientes de una manera organizada sin volverte loco y además, poder recordar ciertos aspectos de un cliente y que otras personas de tu equipo puedan ver dicha información. Uffff

Vamos quedate con lo de convertir contactos en clientes que es más rápido 😉

La idea es reunir la mayor cantidad posible de información sobre los clientes para generar relaciones a largo plazo y acertar mejor en lo que quieren en el momento adecuado. Conocer a tu cliente te permite incrementar las ventas. - ¡Compártelo!          

¿Por qué demonios necesito yo un CRM?

Si empiezas a notar que saber lo que le dijiste a un cliente en aquella conversación,  o dónde está ese email o cuándo te llamo o le llamaste y cómo se llama eso que te dijo por teléfono y no recuerdas cuándo te dijo que le llamarás para hablar sobre esa otra cosa que tampoco recuerdas…Ha llegado tu momento de pensar en un CRM

Si tienes un jaleo de notas, libretas, apuntes, emails, evernote, más notas, y más emails…ha llegado el momento de pensar en un CRM.

Si sientes que tu vida iría mejor organizando la información de tus clientes, ahorrando tiempo y mejorando tus ventas…ha llegado el momento 😉

Un CRM te permite, además de gestionar la información de tus contactos, enviar emails (incluso envío masivo a tu base de datos), conectar en redes sociales, realizar acciones de marketing a tus clientes desde el propio sistema etc. Cada CRM es un mundo pero en esencia te permite gestionar la relación con tus clientes y realizar diferentes acciones encaminadas a potenciar las relaciones y las ventas.

Un CRM te permite crear y gestionar relaciones comerciales - ¡Compártelo!          

Pero, ¿De verdad necesito yo un CRM?

Hay empresas y empresas…si apenas recibes llamadas ni las haces, son pocos clientes y la vida pasa despacio quizás no. Con una hoja excel sería más que suficiente. A medida que empiezas a generar información de clientes, partners, colaboradores y necesitas ventas o vender de forma más inteligente, de verdad, plantéate tener un CRM adecuado para tu negocio  que se adapte a tu situación actual.

¿Quieres datos, información, emails o quieres ventas?

TENGO EMPRESA CON VOLUMEN CLIENTES MÁS O MENOS GRANDE Y QUIERO MUCHAS FUNCIONES

El análisis es sencillo, a más funciones, mayor complejidad y normalmente mayor precio. Piensa seriamente cuál es tu necesidad antes de meterte en un CRM más apto para controlar la misión espacial a la Luna que tu negocio.

Algunas opciones realmente potentes y que después de ver opiniones de unos y de otros y de pasar horas revisando yo mismo hasta darme cuenta que era demasiado para lo que necesitaba serían:

Zoho

La verdad es que Zoho parece que tiene de todo, sobre todo en los planes de precio avanzados. Tiene incluso una cuenta gratuita que aparentemente tiene todo lo esencial. El mayor problema que le he visto es que puede resultar complejo y con demasiadas funciones si solo necesitas lo básico. Para un negocio con mucha actividad genial, para algo más “tranquilo” pienso que es meterse en camisas de once varas y tener que aprender demasiadas cosas que no necesitas. No digo que sea mala opción, solo que igual te resulta demasiado complejo.

www.zoho.com

Feature Comparison Sheet Zoho CRM

 

Highrise

Highrise es otro “big player” , de los creadores de Basecamp un software de Gestión de Proyectos fantástico. Las cuentas premium tienen muy buena pinta y además la integración con Basecamp -si ya trabajas con él o tienes previsto utilizarlo como Gestor de Proyectos- es una ventaja. Parece que no se integrar con Google apps pero estaban trabajando en ello.

http://highrisehq.com/

Highrise Pricing

SOY STARTUP, MICROPYME, PROFESIONAL, NECESITO ALGO SENCILLO QUE FUNCIONE Y PUEDO PAGAR

Close.io

Un CRM inteligente que te evita introducir tanto dato y tener que perder el tiempo al automatizar él solito la introducción de datos tanto de llamadas emitidas, recibidas y mensajes. Como dice su slogan, la idea es ayudarte a vender y no simplemente que pierdas el tiempo gestionando datos de clientes. Si no fuera por el precio, una opción que me ha encantado y recomiendo por el concepto inteligente. ¡Saben lo que se hacen!

Recomendado si tienes presupuesto 😉

www.close.io

Close.io – Stop logging calls and emails and start making them instead.

YDNCRM

YDNCRM acrónimo de “youdontneedacrm” es una opción realmente interesante. Es de lo más económico, sin ser gratis, y he encontrado que es intuitivo y “comprensible” al primer intento. Además, está bastante bien pensado para lo que puedes necesitar en la mayoría de negocios sin necesidad de llamar a un astrofísico para que te explique cómo funciona. Además, facilitan la integración con google apps, MailChimp y otros programas. Te ofrecen formación adicional en español lo cual está francamente bien.  Me ha sorprendido y en mi opinión es una opción muy equilibrada.

Recomendado por facilidad de uso, prestaciones, precio y formación 😉

http://youdontneedacrm.com/

Herramienta de gestión de ventas You Don t Need a CRM

Insight.ly

Una opción convincente que tiene muy buenas opiniones en casi todas partes y además te integra la gestión de proyectos. Tiene funciones interesantes como añadir los perfiles sociales de tus contactos lo cual te facilita disponer de información clave a la hora de gestionarlos o hacer una llamada.

Insight.ly

CRM Pricing Insightly

Y, ¿TÚ QUE OPINAS?

Tras volverme loco buscando opciones, mi criterio ha sido:

  • Al menos 2 usuarios gratis, ideal hasta 5 (como siempre en Yuvalia tratamos de buscar opciones low-cost que funcionen)
  • Alojado en la nube.
  • Sencillo y fácil de aprender.
  • En español (ufff, y encima gratis, no abunda pero allá vamos)
  • Datos exportables por supuesto.
  • Gestionar datos clientes y compartir información con mi equipo.
  • CRM social
  • Sin límites de proyectos, anotaciones, casos o similar (cada CRM le pone un nombre).
  • Móvil (en realidad no es una necesidad actual en mi caso práctico pero si es móvil mejor).
  • Contactos ilimitados o al menos más de 500.
  • Espacio en disco mínimo 1 GB
  • Integración con Google Apps (esencial porque muchos negocios las usan: calendarios, eventos, etc)  y puestos a pedir poder anotar eventos en el calendario de Google desde el CRM.
  • Integración con Gmail  (y puestos a pedir, verlo integrado en el panel del CRM)

Mis Finalistas…

Encontrar bueno, bonito y barato es una tárea díficil y lenta pero he conseguido un punto de equilibrio…

Parecía que tenía un ganador pero….

Karma CRM

Karma CRM ofrece una opción gratuita para 2 usuarios, con límite de 300 contactos, 300 emprensas y 10 ofertas. Si no necesitas muchos contactos etc puede ser una opción, caso contrario hay que irse a los planes de precio, que son muy competitivos y ofrecen lo esencial para las necesidades más habituales. Lo he descartado por precio y el límite en el plan gratuito. El interface tiene muy buena pinta y es sencillo lo cual ayuda.

http://www.karmacrm.com

karmaCRM

Finalmente, me he quedado con dos opciones : Cosmos CRM y Insightly

Cosmos

Este es un CRM realmente interesante. Hasta donde he podido averiguar y tras hablar con el departamento de soporte, lo tiene todo. Tiene un plan gratuito (no te fijes en lo de 14,99 $) hasta 3 usuarios, capacidad ilimitada, integración con Gmail, Google Calendar y Google Contacts. La función exportar datos e integración con Mailchimp están trabajando en ello a la hora de escribir este posts pero lo van a tener en unas semanas.  El mayor problema es que el plan de precios gratuito no sale a primera vista. Comparativamente, visto lo visto, salvo que está en inglés lo tiene todo o todo lo esencial para casi cualquier negocio sencillo que no quiera muchas complicaciones. El servicio de soporte es super rápido (en inglés) lo cual me da confianza.

CosmosCRM Pricing Plan CRM Software – cosmoscrm

https://www.cosmoscrm.com

El plan de precios es este (info del departamento de soporte a la fecha de este post):

CosmosCRM Account

Insightly

Como he comentado antes, es una opción de calidad. Una vez me he metido más en materia, lo que veo positivo es que está pensado para Google apps y las integraciones con Gmail etc no es problema. El espacio de 200 MB lo veo un poco limitado según para qué negocio pero fuera de eso es mi finalista porque tiene todo lo necesario y tras ver su funcionamiento me parece sencillo e intuitivo. Como siempre, para gustos los colores 😉

1 Free CRM for Small Business Online Customer Relationship Software

Un descubrimiento…

Dentro de las opciones he encontrado algo que puede ser interesante aunque en mi caso no me ha encajado del todo….

Billage

En esta aventura he descubierto Billage por recomendación de Buscoelmejor -un comparador de software-. Mi aventura se inicia buscando un CRM pero Billage es una opción interesante porque te ofrece gestor de facturación, de proyectos y CRM todo en uno a un precio muy competitivo…y en español 😉

No he podido probarlo a fondo, pero creo que para determinadas personas y negocios podría ser una excelente opción al ahorrarte dinero y simplificarte tus necesidades de software.  El único pero es que en el plan básico solo ofrece 1 usuario por lo que en plan low cost solo vale si eres un negocio unipersonal :(

Billage Programa de facturación online y gestión para PYMEs

Esta claro que a medida que creces puedes necesitar un software para cada cosa y tener el ideal para cada situación, sin embargo muchas veces cometemos el error de querer empezar con el software de una nave espacial en vez de simplificarnos la vida y comenzar por algo más sencillo.

Si solo buscas un CRM sigue siendo una buena opción, precio reducido y buenas prestaciones.

Y, ¿Ahora qué?

Como has visto tomar la decisión depende de muchos factores y espero haberte ayudado a que no pierdas danto tiempo como yo.

No he conseguido encontrar soluciones de CRM low cost de calidad en español, si sabes de alguna me encantaría que lo compartieras en los comentarios y así actualizar el post. Tiene que haber algo pero no lo he encontrado mientras realizaba mi propia búsqueda :(

Mi último consejo es que no tengas prisa en elegir un CRM para tu negocio. Repasa cuidadosamente tus objetivos, requerimientos y expectativas. Realiza el análisis tranquilamente para asegurarte que tu decisión es acertada. Espero haberte ahorrado tiempo de investigación. :-)

asesoramientto gratuito de estrategia de negocio

comentarios

  1. Desde que leí tu artículo he estado experimentando con algunos CRM para la empresa que fueran en Español. Ahora estoy probando durante un mes gratis un CRM: https://www.wolfcrm.es/ desarrollado por una empresa Española que es integramente en castellano con el cual tiene muchas de las funcionalidades que comentas. También sale en la página que citas de buscoelmejor. Una de las ventajas que he visto es que ponen a tu disposición uno de sus empleados para ayudarte a sacar el máximo partido al CRM por una pequeña compensación económica.

    • Hola Jaime, gracias por leernos y tu aportación. te lo agradezco porque no siempre es fácil encontrar todas las herramientas. Probaré el CRM que mencionas a ver si conseguimos tener una lista de CRM en español y gratuitos (plan básico) con funciones esenciales.

  2. Daniel

    Te animaría a que probaras amoCRM. Es un sistema CRM con un buen tiempo en el mercado mundial pero que recientemente ha sacado su versión en español. Con precio muy parecidos a los mencionados en este artículo, muy sencillo y con una gran cantidad de funcionalidades gracias a la posibilidad de conectar decenas de widgets (entre los que está mailchimp). A ver si le puede echar un ojo, y luego nos cuentas…

  3. Carmen

    Hola, me ha gustado mucho tu articulo, llevo un mes probando dos CRM en español ,pero con uno tengo facturacion y no analisis de mailing y en el otro tengo el analisis y no tengo facturacion, los precios son parecidos , de 20 a 30€ al mes, yo creia q eran muy economicos, pero ya estoy hecha un lio, seguire buscando despues de leer tu articulo. Son fly solutions y Suma crm, la atencion genial.

    • Hola gracias por leernos y tu aportación. En este caso no puedo aportarte mucha más info al respecto. Ciertamente es un lío lo de encontrar el CRM ideal :(
      Al final parece que ciertas cosas requiere invertir un poco más y aún así…
      Un saludo!

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