Cómo priorizar tareas en tu negocio

En un negocio, se  encuentre en la fase  que se encuentre, siempre sientes ( y es cierto) que hay mil cosas por hacer. Muchas veces, es complicado saber qué tareas priorizar sobre otras en cada momento.

Todos, en algún momento nos hemos hecho la pregunta de ¿Cómo priorizar, cuando sentimos que todo es prioritario? - ¡Compártelo!           ¿Cómo organizarme para poder llegar a todo?

Saber priorizar en la vida es importante, en tu negocio también. Y no, no puedes llegar a todo, ni pretender hacerlo todo a la vez. Corres el riesgo de tener muchas cosas a medias y ninguna terminada, y lo que es peor, estar dedicando tiempo, recursos a cosas que no ayudan a conseguir tus objetivos de negocio. Por eso es tan importante, saber priorizar tareas en tu negocio.

En este tipo de cuestiones, cada maestrillo tiene su librillo, y te encontrarás en la red con miles y miles de consejos. No somos expertos en productividad, sólo te proponemos acciones que a nosotros nos funcionan y consejos que hemos ido recopilando  y aplicando nosotros mismos.

Consejos para priorizar

Separa tareas o acciones urgentes de importantes

Las acciones importantes serán aquellas que te ayuden directamente a conseguir los objetivos marcados.

Las acciones urgentes serán aquellas que necesitan realizarse YA de YA, bien porque hay una persona esperando a ser realizada, porque estamos cerca de la fecha final prevista para la realización, porque otra tarea importante depende de que ésta se realice…

Establece una escala de prioridades

Es necesario que definas una escala de prioridades dentro de la lista de actividades o acciones que tienes por delante. Se trata de organizar tus actividades según su importancia, para poder determinar el tiempo y el orden en que las realizarás.

Una buena opción sería definir al menos tres o cuatro niveles de importancia. Puedes clasificar estos niveles con nombres diferentes,  colores, con letras o con números. Cada uno de los niveles debe ir asociado a un plazo de realización, es decir, el nivel 1 por ejemplo son acciones que se realizarán dentro del mismo día o 3 días máximo, el nivel 2 serían acciones que se deberán realizar dentro de la próximos 7 días…

¿Cómo clasificar las acciones?

Analiza cada una de las tareas o acciones que tienes listadas, haciéndote preguntas sobre ellas:

  • Conocer el coste-beneficio de tus acciones, puede ayudarte a darles un nivel de importancia u otro.
  • Si la acción tiene un beneficio económico directo y/o inmediato
  • Otra acción depende de que ésta sea realizada.
  • Contribuye directamente a conseguir alcanzar uno o varios objetivos.
  • Contribuye a largo plazo a conseguir alcanzar uno o varios objetivos.
  • Otra persona del equipo o colaborador está esperando a que realices esta acción.

Otra opción interesante es la propuesta por el autor Stephen Covey, autor del  libro “7 hábitos de la gente altamente efectiva”. Covey aconseja dividir las tareas según dos grandes criterios: la urgencia y la importanciaLo “importante” es aquello directamente relacionado con los objetivos y los resultados que quieres alcanzar, y lo “urgente” sería aquello que depende sólo de la variable tiempo, es una tarea que requiere que se realice inmediatamente.

De la combinación de los dos conceptos, se obtienen los 4 cuadrantes de la matriz de Covey, puede parecer un poco lío, pero cuando lo analizas, tiene toda la lógica del mundo. Te explicamos en qué consiste cada cuadrante:

  • Cuadrante 1: importante y urgente. Las tareas  importantes y urgentes. Incluiría tareas o acciones alineadas con los objetivos que requieren atención inmediata. Mucchas veces, este cuadrante está relacionado con “problemas” o situaciones de crisis.  Acciones que deben realizarse lo antes posible.
  • Cuadrante 2: importante y no urgente. Incluye las tareas que son importantes pero no urgentes. Son tareas que ayudan a  alcanzar los objetivos  pero no requieren atención inmediata. Es el cuadrante ideal, te permite trabajar con mayor tranquilidad y previsión. Te permite analizar opciones y definir estrategias y ponerlas en practica con el tiempo suficiente. La verdadera productividad y buena gestión del tiempo se logra cuando la mayor parte de las actividades se encuentran en este cuadrante. Permenecer en este cuadrante requiere esfuerzo para evitar distracciones y evitar que las tareas se conviertan en urgentes.
  • Cuadrante 3: no importante y urgente.  Suelen ser tareas urgentes para otras personas, pero realmente no contribuyen a tus objetivos. Pueden ser, interrupciones, Emails, llamadas de teléfono, reuniones  no importantes…  Pueden parecer importantes pero no lo son y nos hacen perder mucho tiempo de lo realmente importante.
  • Cuadrante 4: no importante y no urgente. Serían tareas totalmente prescindibles. Revisar el correo cada 10 min, entrar en las redes sociales cada 5 minutos, navegar por Internet sin una razón de peso o  porque lo precise una tarea importante, responder al momento cada email que te llega… Para aumentar la productividad, estas tareas deberían ser reducidas al mínimo, mínimo indispensable.

El uso de estos cuatro cuadrantes de prioridades te puede ayudar a organizar tu día a día y ser más productivo, pero también puede extrapolarse a acciones más genéricas en tu negocio y organizar las acciones mensuales.  Por ejemplo, si te has planteado como objetivo este mes, aumentar tu lista de suscriptores y has anotado  10 tareas que te van a ayudar a conseguir este objetivo, debes incluirlas en el cuadrante 2 y deberías ordenarlas dentro de ese cuadrante en orden de importancia y le asignarías un tiempo determinado a cada una de ellas. Quizá te des cuenta, que alguna dellas no es tan importante como creías ( no te ayuda a conseguir el objetivo) o incluso descubres alguna acción nueva que pones al principio de la lista.

Cualquier método que uses para parar, pensar y organizar tus tareas, al menos te hará recapacitar en tus prioridades y sobre lo que es importante y lo que no. Aunque no sigas a pies juntillas estos u otros métodos, ya estarás reflexionando, y eso siempre es bueno. Al final, se trata de encontrar tu propio método.

Tareas en equipo

Si trabajas en equipo, habrá algunas tareas que requieran del aporte de trabajo de varios miembros del equipo. En este caso es más importante si cabe, situar esa tarea en el mismo nivel de prioridad por todos los participantes de la tarea y fijar una fecha límite de realización de la misma siempre consensuada por todos.

Cuando se trata de tareas encadenadas, las que se necesitan para la ejecución de otra  u otras tareas, es muy importante la comunicación con las personas que deben realizar el segundo paso de la tarea para coordinar prioridades de cada uno.

Una tarea  más grande que necesita la participación de varias personas, necesita un encargado que gestione la tarea en su totalidad,  aunque cada persona participante se encargue únicamente de su parte.

Reorganiza Prioridades ( cuando sea necesario)

Partimos de la idea de que los proyectos o negocios no son estáticos, no todo depende de uno mismo ni tenemos una bola de cristal para saber cómo van a ir sucediendo las cosas. Es completamente normal que el orden de las prioridades vaya variando a lo largo del tiempo. Es posible incluso, que algunas tareas se hagan innecesarias en algún momento y viceversa, aparecer necesidades nuevas o subir en la escala de prioridades.

Hay que andar con mil ojos y estar atentos, para no estar realizando acciones innecesarias antes de otras que nos puedan ayudar más en nuestro negocio. Debes estar dispuesto siempre a un reajuste de prioridades.

En Internet hay muchas plantillas de planificación en las que puedes organizar tus tareas. Al final del post, te adjuntamos una plantilla de organización semanal y una plantilla de la Matriz de Covey que esperamos te sirva de base para al menos organizar tu semana.

Ten siempre a mano una libreta en la que apuntar todas las ideas que se van ocurriendo. Así, cunado planifiques la semana, el mes o el trimestre, podrás incluirlas ( si procede) en la lista de tareas a realizar.

Te hemos contado lo que consideramos clave a la hora de priorizar tareas en tu negocio,  ahora puedes poner en practica estos conceptos y organizar tu agenda. Seguramente, poco a poco encontrará tu propia manera de organizarte y ser más productivo.

A la hora de priorizar, nos gusta mucho la frase de la coach española Aida Baida , “Pregúntate lo qué elegirías si solo pudieras  hacer una sola cosa”

“Pregúntate lo qué elegirías si solo pudieras  hacer una sola cosa” - ¡Compártelo!          

Si tienes alguna sugerencia sobre cómo saber priorizar tareas o tienes trucos que te funcionan de maravilla, no dudes en compartirlo, estarás ayudando a muchas personas que muchas veces nos resulta complicado priorizar. Gracias!!

A continuación puedes descargarte una plantilla de organización semanal y  una plantilla con la Matriz de Covey.

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