Por qué necesito un gestor de proyectos digitales

Gestion de proyectos digitales

Cuando nos lanzamos a crear un negocio online o la presencia online de nuestro negocio offline, es necesario tener en cuenta tantas, tantas cosas que si no tenemos experiencia o estamos bien asesorados, lo que en un principio parece fácil se convierte en un gran quebradero de cabeza.

Habitualmente  nos encontramos casos de clientes que han contratado una página web o tienda online para crear un negocio online y meses después recibe una web o tienda online que no responde a su demanda inicial.  Existen errores en la planificación de un proyecto que, bien por desconocimiento, bien por confiar en el equipo equivocado causan importantes pérdidas económicas.

Apoyarte en un gestor de proyectos digitales minimiza los riesgos y te aporta tranquilidad. - ¡Compártelo!          

Existen 3 aspectos importantes a tener en cuenta a la hora de crear la presencia online de tu negocio:

  • Tus objetivos y preferencias deben ser claros y debes transmitirlos a tu proveedor, desarrollador o profesional que te vaya a llevar el proyecto. Debes asegurarte de que entiende tus deseos y que va a trabajar con ese objetivo.
  • Déjate asesorar. Por muy claro que tengas los objetivos de tu presencia online, es probable que tus conocimientos tengan un límite y ciertos aspectos técnicos o de estrategia no los tengas en cuenta. Debes apoyarte en alguien que te asesore e indique las mejores opciones para tu negocio y te ayude a poner en práctica la mejor estrategia online. El mundo de Internet parece fácil pero no lo es, hay muchos aspectos que debes tener en cuenta y que no tienes porque saberlos de antemano.
  • La presencia online de un negocio no sirve de nada si no existe una estrategia. Tener una web para tu  negocio es relativamente fácil. Pero hay que tener en cuenta que las necesidades de cada tipo de negocio son diferentes y por lo tanto los aspectos técnicos y  elementos de esa web deben ser específicos de cada tipo de negocio en incluso de cada negocio en particular. Deben tenerse en cuenta aspectos particulares del negocio como los recursos disponibles ( económicos y personales), objetivos de negocio, esencia del negocio…

Nos encontramos situaciones en las que efectivamente los desarrolladores o agencia han entregado la “instalación” de una web o tienda online pero sin la configuración específica, sin haber explicado la estrategia necesaria o sin responder a las necesidades específicas del tipo de negocio.

Es como si decides comprar un coche,  te venden un coche a buen precio y después de la entrega descubres que necesitas un combustible especial para que funcione que está en la otra parte del mundo y solo lo tiene un distribuidor. ¿Te gustaría que te hubieran avisado antes de comprarlo?

En este sentido es útil conocer las fases que componen un proyecto y cómo desarrollarlo para conseguir los objetivos con éxito.

Las 5 fases de un proyecto

Fase 1: Inicio del proyecto

Los proyectos se inician por un diverso número de razones. Es esencial saber para qué y por qué dedicas tiempo, energía y dinero al proyecto. Diferentes departamentos, personas o colaboradores se involucran en el proyecto siendo coordinados por el gestor de proyecto.

Fase 2: Planificación del proyecto

Probablemente, la fase más importante de un proyecto es la planificación. Una buena planificación garantiza la ejecución de un buen proyecto. A la hora de diseñar y llevar a cabo un proyecto, es esencial que el gestor de proyecto o Project manager esté presente en esta fase.

Es el momento en el que se identifican los diferentes elementos del proyecto, las personas y entidades que se verán involucradas por lo que es una tarea que debe realizarse con la presencia del responsable de gestionar el proyecto.

Fase 3: Ejecución del proyecto

Las tareas definidas en la planificación del proyecto son ejecutadas por el equipo responsable del proyecto en base al plan establecido. En este fase se administran los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto tales como personal, colaboradores, expertos, equipamiento o software.  El gestor del proyecto se encarga de supervisar la ejecución y asegurar una asignación óptima de los recursos.

Fase 4: Control y monitorización del proyecto

Una vez definido el proyecto, las tareas y la asignación de recursos se establecen fechas para cada tarea. El gestor de proyecto asigna adecuadamente cada tarea en base a unas fechas de manera que pueda realizarse un control del proyecto en base a un calendario de ejecución.

Fase 5: Finalización del proyecto

La finalización del proyecto debe incluir la entrega de los diferentes elementos o paquetes de trabajo definidos en la planificación del proyecto y haberlos cumplido con éxito. Igualmente, en esta fase se verifica el pago a todos los participantes en el proyecto, cobros pendientes y la evaluación final que revise que todo está dónde tiene que estar.

A la finalización de un proyecto, debe asegurarse que lo solicitado responde con el proyecto entregado. El gestor de proyectos digitales se encarga de que el proyecto final sea el deseado por el cliente y evita que el cliente pierda tiempo, dinero y energía cuando lo deja todo en manos de un diseñador o de una agencia.

Además, el gestor de proyectos digitales aporta una visión global al proyecto, de manera que no solamente gestiona la creación y desarrollo de una página web sino que es capaz de planificar las necesidades de un proyecto digital de manera integral. Esto implica tener en cuenta necesidades tanto de diseño y programación, sino de optimización del proyecto digital, estrategia comercial,  publicidad online y desarrollo de negocio.

El gestor de proyectos digitales aporta una visión global al proyecto y planifica las necesidades de manera integral. - ¡Compártelo!          

La capacidad para aportar una visión estratégica global, determinar las necesidades reales del proyecto en base al objetivo del cliente así como “afinar” el proyecto involucrando a los participantes y expertos adecuados es clave para ejecutar un proyecto de éxito.

Una de las labores más importantes del gestor de proyectos es garantizar una adecuada comunicación entre las partes. Es habitual que, por diferencias en la comunicación, malentendidos o simplemente porque el cliente no tiene porque saber comunicarse en el mismo lenguaje que un programador o un diseñador, la relación se vuelve tensa y aboca en proyectos incompletos, conflictos o contenciosos judiciales que llevan al traste las ilusiones y los proyectos.

El gestor del proyecto se encarga de poner paz cuando es necesario y aporta su experiencia en comunicación y resolución de conflictos de manera que el proyecto avance y puedan superarse los obstáculos que invariablemente surgirán en este tipo de proyectos y, en especial, en proyectos de mayor complejidad.

La mala comunicación y una mala definición y planificación inicial del proyecto, de lo que se pide, se espera y se compromete cada parte es, probablemente, la causa nº 1 del fracaso de un proyecto.

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El perfil ideal de un gestor de proyectos

Contratar a un gestor de proyecto es importante porque te ahorra muchos dolores de cabeza y estrés. Además te evita perder tiempo y dinero. Un profesional de la gestión de proyectos tiene como objetivo hacer que el proyecto salga adelante. Es el que se encarga de ensamblar distintas piezas a involucrar  diferentes personas y profesionales para cada tarea. Aporta habilidades diplomáticas y de liderazgo para crear consenso y encontrar un equilibrio entre los participantes del proyecto y sus diversas necesidades. Debe ser objetivo, ecuánime y saber mantener la calma en situaciones de tensión y conflicto.

Esperamos que este post te sea útil para el desarrollo de tu proyecto digital. Si deseas conocer más a fondo las ventajas de contar con un gestor de proyecto para tu proyecto digital te invitamos a contactarnos.

Si tienes experiencias relacionadas con proyectos digitales, si tienes otro punto de vista o algo que añadir sobre el tema, estaremos encantados de leerte en los comentarios.

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