Gestiona las cuentas de tu negocio online sin morir en el intento

Qué levante la mano quien se haya sentido alguna vez saturado, agobiado o estresado con temas relacionados con la facturación los impuestos o la contabilidad. Yo , al menos sí. Hasta que encontré un programa de facturación que me ayuda a no perder el tiempo entre facturas y papeleos y sentirme tranquila.

programa de facturacion

Todos los que emprendemos, y sobre todo los que creamos negocios online,  más de una vez nos preguntamos  cómo hacer una factura de forma adecuada, cómo aplicar los impuestos o cómo gestionar los gastos e ingresos de nuestro negocio. Te puede gustar más o menos, pero si vendes productos o servicios, obviamente necesitas facturar y este tema es todo un mundo en el que si no haces las cosas bien, puedes meterte en algún lío que otro.

Cuando emprendes y desarrollas un negocio online, hay cosas que te parecen un mundo al principio y como ocurre a veces, luego descubres que hay soluciones y que éstas son más sencillas de lo que pensabas. Es como cuando comienzas a agobiarte por algo, adelantas acontecimientos pero luego te das cuenta de que la solución existe y que no es tan complicada, ni tan costosa.

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Aprender cómo cumplir los  requisitos legales, cómo llevar al día la facturación e interpretar los números de nuestro negocio online para poder  tomar buenas decisiones  es algo necesario para todos los emprendedores digitales. ¿Cómo llevas tú este tema?

Además, si eres de los que como a mí, no te gustan los números y no quieres perder el tiempo entre facturas y papeleos, necesitas una  aplicación que te permita automatizar lo máximo posible la contabilidad de  tu negocio online. Somos muchos los que deseamos vivir de nuestro negocio digital  porque valoramos nuestro tiempo por encima de todo, porque queremos conciliar nuestra vida personal y profesional y tenemos como objetivo alcanzar una libertad financiera real. Para ello es imprescindible optimizar nuestro tiempo al máximo  y focalizarnos en nuestro trabajo y no en tareas que podemos automatizar, subcontratar y más si encima nos desagradan.

Hoy te hablo como emprendedora de las que les agobiaba la contabilidad y facturación (creo que no soy la única) y hoy día ya no lo hace. La verdad es que sigue  sin gustarme demasiado esta área de mi negocio y que aún me pone nerviosilla oír hablar de impuestos, facturas y demás temas contables, sobre todo cuando llega el momento de las declaraciones trimestrales o presentación de impuestos  pero soy consciente que es algo inevitable cuando tienes un negocio propio y al menos ahora me lo tomo con más tranquilidad y eso ya es mucho.

Cuando empecé mi primer negocio, una tienda online para bebés, no tenía ni idea de nada de esto y me volvía loca tratando de cuadrar las facturas, los albaranes, las devoluciones, los gastos e ingresos y el dichoso IVA. Primero conté con la inestimable ayuda de mi madre (contable durante muchos años) y  posteriormente  con una asesora con la que yo pensaba iba a encontrar la tranquilidad que necesitaba pero resultó que no tenía conocimientos sobre negocios digitales y fui de mal en peor. Así, tuve durante un tiempo el servicio de asesoría externalizado que no me proporcionaba la información ni el servicio que necesitaba y la intranquilidad, el caos y es estrés no disminuyeron e incluso apareció la desesperación porque contaba con una persona que supuestamente “sabía más que yo” pero no me cubría las necesidades de mi negocio.

Creí que era suficiente tener una asesora externa para estar al día de obligaciones legales pero, a menudo y sobre todo en época de declaraciones me encontraba tratando de resolver dudas con unos y con otros y lo peor, a pesar de todo, no estaba haciendo las cosas bien. Tenía una sensación de agobio tremenda. La cosa se complicó, cuando diversifiqué mis ingresos y comencé a vender productos digitales y servicios.

Como todos sabemos, la ignorancia no nos exime de cumplir con la ley. #negociodigital - ¡Compártelo!          

Me habría encantado encontrarme con un curso sencillo que me enseñara cómo gestionar todo lo relacionado con la facturación fiscalidad de un negocio online y minimizar al máximo el  papeleo en mi negocio, para poder dedicar más tiempo a las acciones clave de mi negocio y las que  realmente me generan ingresos.

Una de las cosas que he aprendido y aceptado durante este tiempo como emprendedora es que ninguna persona nacemos sabiendo de todo y que, aunque al principio de nuestro proyecto contemos con pocos recursos  para subcontratar o externalizar ciertas tareas, tampoco debemos pretender hacernos expertos en todo. Lo que sí que creo es que debemos aprender lo mínimo de todos y cada uno de los aspectos relacionados con nuestro negocio, aunque finalmente vayamos a subcontratarlos o dejar en mano de otras personas. Yo al principio, no sabía ni siquiera lo que necesitaba aprender para gestionar mi negocio y muchísimo menos tenía en mente el tema de la facturación y contabilidad. Por eso si me estás leyendo y quieres saber cómo gestionar las cuentas de tu negocio online, me gustaría ayudarte a ganar claridad y sepas todo lo que debes conocer :

  • Cuáles son las facturas que debes emitir en tu negocio.
  • Qué impuestos debes aplicar en tus facturas para no tener problemas con Hacienda.
  • Cómo gestionar tus propios libros contables sin contratar a un gestor.

Yo no entiendo bien todo el lenguaje fiscal-contable pero soy consciente que si quiero si quiero  vender productos y servicios de forma online, debo conocer los  distintos tipos de facturas que debo manejar en mi negocio.

Si quiero vender online, debo conocer los  distintos tipos de facturas que debo manejar en mi negocio. - ¡Compártelo!          

softaware de facturación

Facturas e Impuestos de un negocio online

Ten en cuenta cada vez que compres o vendas algo en tu negocio tiene que haber una factura que documente la operación. Así de simple y así de complicado a veces.

Existen 3 tipos de facturas que podrás usar en tu negocio:

  1. La factura simplificada (no necesitas datos del comprador)
  2. La factura completa (necesitas más datos del comprador)
  3. La factura rectificativa ( para corregir una factura ya emitida)

Relacionado con esto, te recomiendo este artículo “Gana más dinero, usando facturas simplificadas”

Otra cosa que me ha traído de cabeza, es saber cuáles son los impuestos que debo aplicar en mis facturas. ¡Ay, los dichosos impuestos!

Y aquí sale a la escena el famoso IVA (Impuesto de Valor Añadido). Es un impuesto al consumo que solo pagan los consumidores finales. Un buen día descubrí que los autónomos y las empresas NO pagamos IVA y que solo somos  recaudadores de dicho impuesto. Cada tres meses tenemos que abonar a la Agencia Tributaria todo el IVA que hemos recaudado en nuestras facturas,  y entonces  recuperaremos todo el IVA que hemos pagado en los gastos de nuestro negocio.

Eso sí,  existen diferentes escenarios y criterios que hacen que en nuestras facturas tengamos que aplicar un IVA u otro y ahí viene todo el jaleo. Para decidir qué IVA hay que aplicar en una factura es necesario hacer tres preguntas:

  1. ¿Qué estás facturando?

No es lo mismo facturar un producto o bien digital (eBooks, cursos online, los espacios de publicidad que vendes en tu blog, las comisiones de afiliación, el software, etc.) que un  producto  no digital o servicio (trabajos de asesoramiento, consultoría, los cursos con una fuerte intervención presencial, los servicios profesionales, etc.)

  1. ¿A quién se lo estás facturando?

Debes saber si le estás facturando a un negocio (autónomo, empresa…) o a un consumidor final.

  1. ¿En qué país se encuentra el comprador?

Según el país del comprador se aplicará un IVA u otros (o incluso ninguno). Debemos tener al menos dos pruebas no contradictorias de la localización del comprador en el momento de hacer la compra que pueden ser:

– Su país de residencia.

– La dirección IP del dispositivo donde hizo la compra.

– El país de la tarjeta con la que ha pagado.

Otro impuesto que debemos tener en cuenta es el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas)

También debes saber que no es algo propio de trabajadores por cuenta ajena, sino que los trabajadores autónomos, en determinadas ocasiones tenemos que incluir este impuesto cuando emitimos una factura. El IRPF puede ser el –7% cuando el autónomo lleva menos de dos años ejerciendo como tal,  odel –15% en el resto de casos.

Las retenciones solo se aplican en las facturas de servicios profesionales emitidas a autónomos o empresas residentes en España. Para saber cuáles son los servicios considerados profesionales, deberás consultar si tu actividad económica está incluida en la sección 2 del listado de epígrafes de la Agencia Tributaria.

Los libros contables de tu negocio

Habrás oído hablar de ellos pero quizá crees que esto es cosa de grandes empresas, pues no, nosotros los autónomos también debemos tener libros contables en nuestro negocio y que éstos estén actualizados.

Puedes tenerlos en formato digital mediante hojas sencillas de Excel. Como autónomo, debes tener tres libros contables: libro de facturas emitidas, libro de facturas recibidas y  libro de bienes de inversión.

Cuidado con los gastos que incluyes en tu negocio digital

Cuando comienzas a facturar y ves el dineral que “se te va” en impuestos, cuotas de autónomo, declaraciones trimestrales de IVA, etc., es muy tentador meter el mayor número de gastos posible para intentar compensar.

Lo que puede ocurrir es que incluyas gastos que legalmente no tengas derecho a decidirte y si un día te hacen una inspección (ojalá que no) te puedes meter en un problema con Hacienda. Por eso, es importante saber que  sólo puedes incluir los gastos que necesites hacer para poder desarrollar tu negocio.

Puedes añadir gastos como el  alojamiento de tu web, el dominio, plugins, software, la factura del diseñador y del programador, consumibles, formación, publicidad, servicios subcontratados, etc.

La primera pregunta del millón es ¿puedo meter la gasolina? Según nuestra información, sólo en el caso de estar dado de alta en determinados epígrafes del IAE y cumpliendo determinados requisitos. La segunda pregunta del millón, ¿Puedo incluir los gastos de mi vivienda en caso de trabajar en casa?

Ante la duda, te recomiendo consultar a la Agencia Tributaria, un asesor fiscal o directamente no añadir el gasto y ahorrarte futuros problemas.

programa de facturacion para negocios online

En el curso gratuito de Quaderno puedes profundizar en todo esto y saber cómo gestionar la contabilidad de tu negocio sin esfuerzo. Además, te proporcionan recursos extra gratuitos como plantillas Excel de los libros contables para que puedas descargarlos y comenzar a hacer las cosas bien en tu negocio online con el mínimo esfuerzo.

CURSO GRATUITO Cómo gestionar la contabilidad de tu negocio sin esfuerzo by @quadernoapp - ¡Compártelo!          

Además, por si fuera poco, en el curso Carlos de Quaderno te proporciona  algunos consejos basados en su experiencia personal de más de quince años gestionando negocios digitales y que le ha permitido hacer de Quaderno un negocio rentable y está a tu disposición para resolverte las dudas que tengas.

Lo que debes tener en cuenta sobre la fiscalidad de tu negocio online

A modo de resumen, si tienes un negocio online debes tener en cuenta lo siguiente:

  • Debes conocer tus obligaciones fiscales para no meterte en problemas.
  • Tener un mínimo conocimiento de contabilidad y fiscalidad.
  • Debes emitir una factura cada vez que hagas una venta o realices una devolución.
  • Para incluir los gastos que hagas en tu negocio, tienes que solicitar una factura completa.
  • Llevar al día los libros contables para poder cumplir con todas las obligaciones fiscales.
  • Cuenta con profesionales, software y servicios especializados para negocios online.

Te recomiendo echarle un vistazo a los siguientes post que a mí me han ayudado mucho a ganar claridad:

Para profundizar en todo esto de la fiscalidad y contabilidad de tu negocio online, te recomiendo este sencillo curso gratuito sobre contabilidad que te explica en detalle todas estas cosas que toda persona que tenga un negocio digital debe saber.

Como el tema de la facturación ha sido un calvario para mi,  espero que toda esta información ayude a otras personas a resolver dudas o por lo menos a ganar tranquilidad y sepan si cumplen o no con la legalidad.

Preguntas frecuentes sobre facturación de los que tienen un negocio online

Con el fin de ayudar a todos  aquellos que tengan un negocio digital a gestionar su facturación sin morir en el intento, hace unos meses ( cómo pasa el tiempo!), organizamos un Webinar con Carlos, fundador de Quaderno, el software de automatización de facturación y gestión de impuestos para negocios online que cada día usan más profesionales y responsables de negocio y fue todo un éxito de asistencia. Tuvimos un problema técnico en mitad de la emisión y la sala del webinar se cayó con 100 personas en directo!! Conseguimos reaccionar rápido y abrimos otra sala en la que Carlos siguió con su explicación y atendiendo las muchas preguntas que se hacían.  El feedback del Webinar no pudo ser mejor, a pesar de la incidencia, y por eso hoy hemos retomado parte de lo que pudimos ver en la presentación.

Preguntas frecuentes sobre #facturación para #negociosonline - ¡Compártelo!          

Hemos recopilado todas las preguntas  que se hicieron durante el Webinar en un documento que puedes descargarte de forma gratuita proporcionando tus datos en el siguiente formulario. Estamos seguros que vas a poder resolver muchas, sino todas, las dudas que tengas sobre la facturación de tu negocio online.

50 PREGUNTAS HABITUALES SOBRE FACTURACIÓN EN NEGOCIOS ONLINE (Respondidas por Carlos Hernández, fundador de Quaderno)

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CÓMO FACTURAR CORRECTAMENTE CON TU NEGOCIO ONLINE CUMPLIENDO LAS LEYES (SIN MORIR EN EL INTENTO)

50 Preguntas habituales sobre facturación y negocios online respondidas por Carlos Hernández Fundador de Quaderno.

Nosotros conocimos Quaderno cuando escuchamos la entrevista que realizó Franck Scipión a Carlos  y  llevamos usándolo en Yuvalia desde hace más de un año. Hace un tiempo contamos nuestra experiencia y proceso para elegir Quaderno entre otros software de facturación y  estamos contentos porque hemos recibido emails de algunas personas a las que nuestra experiencia les ayudó. Saber que lo que escribes ayuda y ahorra tiempo y quebraderos de cabeza  a otras personas, es lo más.

programa de facturación automatizado

Puedes probar Quaderno, familiarizarte con la herramienta y probarla en tu web antes de contratarlo.  Puedes registrarte de forma gratuita en el siguiente enlace. ¡Así de fácil!

Registrarme en Quaderno

Si vendes productos y/o servicios online, estoy segura que te gustaría dejar de perder el tiempo con la facturación y facturar desde tu web fácilmente. Necesitas un sistema automatizado, seguro y compatible con las pasarelas de pago y otras herramientas de tu negocio.

Me encantaría conocer cómo llevas tú el tema de la facturación de tu negocio online, ¿Es o ha sido un problema para ti? ¿Cómo lo resolviste?

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