Cómo vender por internet y facturar correctamente sin volverte loco

Si tienes un negocio y quieres vender por internet  uno de los mayores dolores de cabeza es gestionar la facturación, contabilidad y fiscalidad de tu negocio.

Por experiencia propia, sabemos que la gestión administrativa de un negocio es lo que más tiempo puede quitarnos sobre todo cuando tenemos que hacerlo todo nosotros mismos. Por otro lado, a no ser que seas experto en derecho digital o tengas altos conocimientos en cómo debes hacer las cosas en tu negocio online para no meterte en líos, en cuanto a fiscalidad se refiere,  necesitas algo que te ayude a automatizar todo el proceso de facturación de los productos que vendas en tu plataforma digital.

Vender por internet sin morir en el intento

Cuando  tienes un negocio online y tu objetivo es vender por internet productos  físicos, digitales o servicios,  puedes perder mucho tiempo, dinero y llevarte más de un susto si no cuentas con un buen sistema de facturación.

En Yuvalia, desde el inicio comenzamos a vender online productos digitales y paquetes de asesoramiento y al principio estuvimos trabajando con asesores  y gestorías tradicionales que, aunque trataban de hacer su trabajo lo mejor posible, esto del mundo online y sus peculiaridades, muchas veces se les escapaba. El resultado era que pagábamos por un servicio que no se adaptaba del todo a nuestro negocio digital. Para evitar problemas y dormir tranquilos, en Yuvalia actualmente trabajamos con Quaderno.

Quaderno  no es simplemente una aplicación para crear facturas, sino que se integra automáticamente con otros plugins, software y plataformas que un negocio online puede necesitar como Paypal, Thikific, Stripe, Sendwol, Shopify y otras ( continuamente van añadiendo nuevas integraciones). Además, algo súper importante, crea las facturas cumpliendo con la nueva ley del IVA Europea que tanto dolor de cabeza nos ha dado a los que vendemos  online.

Sobre todo, si vendes productos digitales  y buscas automatizar la facturación de las ventas online y te gusta trabajar en remoto, en Quaderno App tienes el aliado prefecto.

Imprescindible para vender productos digitales y automatizar la facturación de tu web. @quadernoapp - ¡Compártelo!          

El equipo de Quaderno trabaja desde Berlín (Alemania) y Las Palmas(España). Ellos mismos dicen que “debes vivir en el lugar que te hace más feliz.” pero que si tienes ganas de visitarles o tomarte un café con ellos, no dudes en escribirles para preguntar, realizarles comentarios o sólo para decir ¡hola!

Cómo gestionar la facturación de tu negocio online

Un negocio online  te da la libertad de trabajar desde donde quieras y cuando quieras. En nuestra opinión, no tendría sentido tener que desplazarse físicamente para gestionar o presentar facturas y declaraciones. Esto se puede convertirse en verdadero calvario y una pérdida de tiempo y de productividad cuando gestionas un negocio online y/o eres un nómada digital.  Sin embargo sabemos que todavía cuesta depositar tu confianza en servicios de gestoría o facturación online que entiendan y dominen los pormenores de un negocio digital  o en empresas en las que no siempre llegas a ver a las personas que están detrás.

En nuestro caso, lo que empezó como una búsqueda de un servicio de asesoría especializado en Internet y productos digitales terminó por descubrirnos una solución para la facturación de las ventas realizadas desde la página web. Es sencillo, funciona bien, no da problemas y nos facilita la vida… ¡qué más podíamos pedir! Vender por internet ya no es un quebradero de cabeza.

Lo que para un negocio tradicional puede ser fácil, en Internet se complica bastante, sobre todo si vendes infoproductos y servicios online. La nueva normativa europea para el IVA en productos y servicios digitales que entró en vigor en enero de 2015 supuso poner patas arriba todos los negocios en Internet y cierto desconcierto sobre lo que teníamos que hacer para cumplir con lo que se solicitaba. La sensación de agobio y cierto pánico se apoderó de muchos de nosotros, hasta el punto de hacernos plantearnos mandar todo a paseo y buscar otra forma de vender por internet “más fácil”.

Si no conoces dicha normativa, te la resumimos.

La historia es que que según el tipo de producto o servicio digital puede requerir un IVA u otro. Además cuando se trata de una venta fuera de España y de la Unión Europea los cambios en las normativas obligan a recoger una serie de datos y aplicar el IVA o no aplicarlo según el caso. De manera que si no facturas correctamente cada unos de tus productos y/o servicios  que vendes online ni recoges los datos que necesitas para justificar cada tipo de factura y en algún  momento Hacienda te pide explicaciones, puedes verte en un serio problema.

¿Qué, cómo te has quedado después de tanta fiscalidad y normativa ?

Quaderno, la forma más fácil de vender en internet

Desde que se puso en marcha la nueva normativa, empezamos a buscar soluciones para ceñirnos a ella y hacer las cosas ” como había que hacerlas”. Nuestro problema no era encontrar una gestoría especializada en fiscalidad y contabilidad para negocios online y autónomos, ya que hay varias muy buenas en España, sino que también necesitábamos dar con una solución tecnológica adecuada para las integraciones que necesitamos y poder dormir tranquilos.

Habíamos probado con algunos plugins específicos para adaptarse a la nueva normativa europea del IVA, pero el proceso no nos terminaba de convencer. Entre otras cosas: los datos de las compras se alojaban en nuestro servidor, las integraciones eran complicadas a veces, la seguridad es menor. Al fin de al cabo, si falla algo nosotros seríamos los responsables directos. Buscando y buscando encontramos una entrevista en el blog de Franck Scipion que hablaba del problema del IVA y de una “cosa” llamada Quaderno.

Para vender por internet, necesitas:

  1. Facturar correctamente
  2. Automatizar lo máximo posible procesos.

Nuestra experiencia en la facturación de productos digitales te la podemos resumir de la siguiente forma:

1 ª etapa sin Quaderno : antes de nueva normativa europea para el IVA en productos y servicios digitales
Vendíamos sin mayor problema aplicando el IVA correspondiente mediante sistemas de ecommerce para WordPress como WooCommerce o Easydigitaldownloads con plugins varios y el apoyo de gestorías físicas y facturas manuales. Pérdidas de tiempo, poca productividad, complicaciones técnicas y pensar…¿cómo demonios conseguimos automatizar todo esto y dormir tranquilos? Uff que locura…

2ª etapa con Quaderno: después de la aparición de la nueva normativa europea para el IVA en productos y servicios digitales, contamos con una solución que nos permite estar tranquilos. Dinero bien invertido. 🙂

Facturación automática para negocios inteligentes

 

¿Qué es Quaderno?

Quaderno es un SaaS  -Software as a Service- de facturación automática para negocios. Es un completo sistema que se encarga de automatizar la facturación y gestión contable de tu negocio cuya característica más destacada es como ya hemos dicho, la integración con un gran número de plataformas utilizadas por negocios online.  Una vez lo tienes conectado emite las facturas con el IVA correcto y nos permite estar tranquilos ya que todos los datos los guardan ellos y sabemos que ante cualquier problema existe una empresa que responde.

Además,  puedes contar de forma separada a Quaderno con el servicio de asesoría-gestoría online para autónomos y pymes de Italica Asesora. Está especializada en negocios digitales  y conoce el funcionamiento de Quaderno  a la perfección, ya que hasta hace poco era un servicio complementario que ofrecía Quaderno. Nosotros comenzamos con ella y continuamos hoy día porque valoramos el conocimiento de los negocios digitales que tienen y al conocer muy bien el software de facturación, cualquier duda o incidencia se resuelve de forma rápida.

La sorpresa cuando conocimos esta solución es que no es de Silicon Valley sino que es una empresa española, con oficinas en Alemania y España y con clientes a nivel global.

Nos gusta usar herramientas tecnológicas que nos evitan problemas técnicos y ofrecen seguridad, por lo que encontrar Quaderno es una de las mejoras cosas que nos ha pasado a nivel tecnológico para mejorar y profesionalizar la gestión de nuestro negocio digital.

Nuestra recomendación es que si vas en serio con tu negocio digital, necesitas soluciones de este tipo, que te den un buen servicio, que se adapten a lo que necesitas como emprendedor online y puedan asesorarte de forma fiable.

Lee esto, si vas en serio con tu negocio online. #solucionespracticas - ¡Compártelo!          

¿Por qué elegir Quaderno?

Cuando quieres vender por internet y buscas servicios de asesoría online para autónomos y pymes  existen buenas opciones, y todas o casi todas tienen su propio software de facturación, aunque no siempre se integran con tu sistema de venta online.

Algunas de las empresas con las que tuvimos contacto y consideramos fueron:
www.emprendeon.com
www.ayudatpymes.com
www.infoautonomosasesoria.com/

En base a las conversaciones y pruebas iniciales, eran también buenas opciones en cuanto a la calidad del servicio y precios, sin embargo no obtuvimos la misma sensación de conocimiento de las particularidades del negocio online y productos digitales -en especial nuestro caso-  como cuando hablamos con Quaderno y este fue uno de los elementos clave de nuestra decisión.

De repente, encontramos la solución para facturar correctamente, y automatizar procesos que nos llevaban de cabeza.

Y de repente, encontramos la solución para nuestra facturación de productos digitales. - ¡Compártelo!          

Además, otra cosa que nos gustó es la capacidad de integración de Quaderno con herramientas que utilizamos  habitualmente en nuestro negocio digital, es algo esencial para nosotros. Esta es una característica diferenciadora de otros sistemas de facturación ya que un negocio online y, en especial, si trabajas con infoproductos, necesitas  usar muchas herrmientas diferentes y por lo tanto también necesitas un sistema automatizado de facturación capaz de “funcionar” con pasarelas de pago y las aplicaciones de gestión más populares  para conseguir mayor productividad en tu negocio.

Esto supone que si vendes por internet puedes usar las principales soluciones de venta y pagos (Stripe, Send Owl, Shopify ) y en apenas unos segundos tener todo preparado para facturar de forma correcta.

Así que si quieres vender infoproductos o ya lo estás haciendo, seguramente lo que ha sido nuestra solución a nuestros problemas de facturación , también lo se para ti.

Si este tema de los productos digitales te interesa, te recomendamos leer este post Cómo crear Infoproductos para generar ingresos pasivos y vivir como quieres y/o escuchar la entrevista que le hicimos a Agustín Grau en la que hablamos de libertad financiera, ingresos pasivos y éxito.

En la imagen, las integraciones de Quaderno:

Integraciones Quaderno facturacion infoproductos
Uno de nuestros “problemas” era que teníamos y tenemos una escuela online. Después de un análisis bastante minucioso de las opciones de las plataformas de formación online existentes, nos habíamos decantado por Fedora -ahora Teachable-  y en ese momento tenía un sistema de pago y facturación con el que nos volvíamos locos para realizar facturas y gestionar la fiscalidad. La realidad es que no estaba todavía adaptado a la nueva normativa y era usn sistema bastante complicado. Nos dimos cuenta que si queríamos seguir vendiendo cursos y productos digitales necesitábamos una solución. Realmente, acabamos tan hartos de los problemas de facturación que solo queríamos algo automatizado lo más sencillo posible que nos quitara dolores de cabeza.

Decidimos hablar con Carlos -fundador de Quaderno-  y conseguimos dar con la solución para el tema de la escuela online: en lugar de Fedora, comenzar a usar Thinkific (otra plataforma líder para vender cursos online) que se integra a la perfección con Quaderno y nos permite cumplir fácilmente con la normativas, Hacienda y demás obligaciones fiscales.

Quaderno, además de integrarse con nuestra escuela online, también  se integra con carritos de venta como SendOwl lo cual nos permite vender todo tipo de productos digitales fuera de la academia, de forma fácil y sin preocuparnos  si estamos facturando de forma adecuada a cada cliente. Todo se realiza de forma automatizada y hasta ahora no ha habido ningún problema.

Además de las ventas online de productos digitales, cursos online y otros) y programas de asesoramiento o mentoring que también facturamos online, en Quaderno podemos incluir manualmente cualquier factura de servicios no vendidos de forma online.

Ah! que se nos olvidaban los gastos. Como todo autónomo o empresa, es importante incluir los gastos en la facturación y en Quaderno también puedes subir los gastos de forma fácil. Así, cuando llega el momento de las declaraciones trimestrales y anuales, la asesora sólo tiene que acceder a los datos de Quaderno para realizar su trabajo.

Así que podemos decir que actualmente, tenemos una solución de facturación sencilla y automática para nuestro nuestro negocio digital.

Una solución sencilla y automática para cualquier negocio digital. @quadernoapp - ¡Compártelo!          

Cómo es Quaderno por dentro

Si no conocías Quaderno, imaginamos que tienes la misma sensación que nosotros el primer día antes de decidirnos. ¿Será realmente lo que necesito? ¿Será tan fácil como dicen? ¿Podré aclararme con el programa?

A continuación puedes ver un vídeo de cómo funciona y lo que hay por dentro. Si utilizas WordPress, simplemente deberás instalar un plugin y en unos minutos estarás funcionando.

Realmente, del resto de soluciones y gestorías no podemos decir nada malo, pero después de tantos problemas de integración que tuvimos con otros plugins y plataformas y sabiendo cómo evoluciona la tecnología, para un negocio digital consideramos necesario tener al lado empresas que están a la vanguardia de todo lo relacionado con los negocios digitales y que se adaptan a la venta de productos digitales.

Este sería el criterio para decantarte por Quaderno como opción para facturar lo que vendes online e introducir manualmente otro tipo de facturas. En segundo nivel, el hecho de saber que tienes a disposición de forma independiente un servicio de gestoría que conoce bien los negocios digitales y  Quaderno.

En cuanto a la facturación, para nosotros en importante saber que contamos con una empresa que está en contacto con las principales empresas relacionadas con venta digital en el mundo y que saben lo que necesitamos y los retos tecnológicos que nos enfrentamos al vender por Internet porque ellos mismos son una empresa de tecnología que trabaja a nivel global.

En cuanto al servicio de gestoría (independiente de Quaderno), también lo tenemos claro y de momento trabajamos con ellos. Al final lo que hemos podido comprobar es que otras gestorías online por muy buen programa de facturación que tengan,  no siempre comprenden todo el rango de problemáticas de un negocio online o en la nube. Como ejemplo, nosotros nos las hemos visto y deseado cuando hacíamos consultas sobre venta de afiliados, softwares extranjeros, intercambios de moneda, comisiones de plataformas… Ahora estamos tranquilos.

Si tienes dudas entre varios softwares y/o gestorías, nuestro consejo es que les hagas unas cuantas preguntas y veas cómo te responden, con qué seguridad o si saben de lo que hablan. Si descubres que saben menos que tú o que todo lo tienen que mirar porque aún no se han adaptado a lo que tu hoy necesitas…. pues ahí tienes tu respuesta.

Razones para usar Quaderno (Resumen)

  • SaaS – Software as a Service- lo cual te permite acceder desde cualquier lugar del mundo.
  • Conocimiento profundo de las necesidades de los negocios online y venta de productos digitales.
  • Integración con múltiples plataformas y servicios digitales.
  • Atención rápida.
  • Paciencia infinita para atender dudas y solucionar problemas.
  • Visión integral de estado financiero ingresos y gastos.
  • Interfaz fácil y sencilla.
  • Facilidad para crear facturas y abonos.
  • Envío automático de la factura al cliente tras una compra.
  • Aplicación de IVA automáticamente según tipo de cliente y país.
  • El cliente puede modificar sus datos automáticamente.
  • Relación con principales soluciones de venta y pago internacionales.
  • Pago mensual sin compromiso de permanencia.
  • Garantía : puedes usarlo gratis 7 días antes de pagar el primer plazo

Vencer el miedo a las gestorías y soporte online

Esta es la parte que más miedo nos daba, la que mayor reticencia teníamos. ¿Y si tardan en contestar? ¿Y si tengo una duda urgente? ¿Y si por email no nos aclaramos? ( no tienen soporte telefónico)

Podemos decir que después de más de un año usando el servicio de asesoramiento vía email , con todas las dudas y desafíos técnicos que hemos tenido, tanto el soporte técnico como la parte de asesoría fiscal contable ha sido una experiencia sorprendentemente positiva. La seguridad y tranquilidad que nos dan es extraordinaria.

El servicio no ha fallado, se ha integrado siempre con facilidad, obtenemos la respuesta a preguntas y problemas técnicos siempre en el mismo día incluso preguntando varias veces.

Aprovechamos para agradecer a Carlos ( CEO de Quaderno ) y a Isa (encargada del servicio de asesoría) su paciencia con nosotros y la atención que siempre nos prestan. ¡Gracias!

Conclusiones

Si tienes un negocio online, una plataforma digital o quieres vender productos digitales y estás buscando o comparando programas de facturación y contabilidad en nuestra opinión Quaderno es ESENCIAL para vender por internet.

Además, puedes usar el servicio de gestoría que trabaja con ellos o el tuyo propio. Eso sí, si lo integras todo con ellos no te enterarás de toda esta parte de negocio y sentirás una enorme tranquilidad y que estás en buenas manos. Hoy por hoy los consideramos un partner tecnológico esencial para nuestros proyectos en Internet.

La facturación para negocios digitales se vuelve mucho más sencilla y automática con esta herramienta. Imprescindible si quieres vender por internet servicios o productos digitales.

Recursos nombrados en este post:

Y tú, ¿quieres vender por internet? ¿Has sentido agobio con la facturación de tu negocio online? ¿Cómo lo resolviste?

Comments

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

1 − uno =